把握好审计档案质量的“五个环节”

    审计档案质量的高低，不仅体现审计机关基础工作的水平，同时也能反映审计业务工作质量的高低。因此，加强对审计项目档案收集、整理、立卷的质量控制，切实提高审计档案质量，是提升审计项目质量、提高审计工作水平的一项重要内容。笔者认为，应当抓好以下“五个环节”，才能保证审计档案质量。

    第一是提高审计人员的审计档案质量意识。这是做好档案管理工作的前提。审计项目从审计方案的制定、审计通知书的下发，到审计处理处罚的落实，整个过程都要严格按照审计工作程序和审计准则进行。审计工作质量的高低，直接影响审计档案质量。因此，提高审计人员审计档案质量管理意识，是做好审计档案管理工作的前提。审计项目档案文件材料是随着审计实施的进程逐渐形成的，所以，审计人员应把握好控制档案质量的几个环节，从一开始审计就按程序收集积累文件材料，将审计过程中各个阶段相继产生的审计文件材料随时收集起来，及时存放到审计项目档案文件袋(盒)中，由审计组指定专人负责保管。

    第二是建立审计档案质量控制制度。审计署《审计机关审计项目质量控制办法(试行)》和《审计署审计文件材料立卷归档操作规程》，对审计档案质量虽然作了规定，但操作性不够强，因此，基层审计机关应当结合基层实际，制定审计档案质量控制实施细则，印制结论性、证明性、立项性和其他备查性“四个单元”文件材料卷内目录，便于审计人员操作使用。

    第三是明确审计项目档案收集的重点。收集审计项目档案文件资料是提高审计档案质量的基础。收集审计项目档案资料应当明确收集的重点，做到有的放矢。在审前准备阶段，重点收集审前调查材料、立项性的文件材料，如:上级审计机关和本级政府及有关部门的指令性文件、与审计项目有关的举报材料、审前调查资料、审计实施方案等。在审计实施阶段，重点收集证明性文件材料，如审计证据、原始审计工作记录、分项目审计工作底稿、汇总审计工作底稿、审计日记等，注意收集好真实的审计证据，确保档案材料的证明作用，重视审计日记和审计底稿的收集。在审计处理处罚阶段，重点收集结论性文件材料，如审计通报、审计工作报告、审计结果报告、审计决定、审计报告征求意见书、审计移送处理书、审定审计报告的会议记录、审计复核意见书及审理委员会会议纪要、审计送达回证、被审计单位反馈意见、被审计单位落实审计意见情况等。

    第四是严格归档材料相互间的配套完整和排列规范。审计文件材料的立卷编目，采取按“四个单元”排列的原则。审计文件材料按单元排列，应当按照完整性原则，保持文件材料之间的互相联系，根据文件材料的不同性质、特点和排列方法的需要，在“四个单元”的基础上再分成若干文件单元，并确定每个文件单元的排列位置和顺序，然后在一个审计项目卷的范围内，将这些文件材料以单元为单位，按预定的单元排列顺序加以排列。排列规则按“六前六后”即正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后（重要文件的历次修改稿，依倒序排列）；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。

    第五是落实审计档案质量责任制。审计档案质量要落实审计人员、审计组长、分管负责人“三级负责制”，即审计组成员负责审计实施阶段的文件资料的收集，并对文件内容的真实性、填写齐全性负责。审计组长对审计全过程的档案资料负责收集、整理、立卷、编写卷内目录、装订，移交机关档案室，并对卷内文件材料的完整性、归档的规范性负责。在编写卷内目录和装订之前，分管负责人要对照审计署《审计署审计文件材料立卷归档操作规程》、《审计机关审计项目质量控制办法(试行)》和本机关审计档案工作实施细则，对审计档案的质量进行检查验收。